Dlaczego warto wdrażać aplikacje w firmach?  

Oto kilka korzyści, które można osiągnąć, korzystając z programów do zarządzania pracą zespołu oraz planowania ich zadań:

• prostsze wyznaczanie celów i planowanie;
• większa przestrzeń do współpracy oraz lepsza komunikacja pomiędzy pracownikami, zespołami a kadrą zarządzającą;
• możliwość ograniczenia uciążliwych i powtarzalnych zadań poprzez ich zautomatyzowanie;
• pełna historia zadań w jednym miejscu;
• dostęp do pracy i danych z każdego miejsca na świecie i o każdej porze;
• możliwość śledzenia zmian na bieżąco oraz szybkie reagowanie na niezaplanowane zmiany;
• transparentność pracy i skuteczna komunikacja poprzez wyznaczane na bieżąco zadania;
• większe zaangażowanie pracowników.

Jaki program wybrać?

Przygotowaliśmy dla was 5 propozycji najczęściej wybieranych programów do zarządzania oraz planowania pracy zespołów. Każdy z nich można dostosować do potrzeb i wymagań swojej firmy:

Monday.com – to program do zarządzania zadaniami oraz projektami. Jego główne korzyści:

• kilka widoków dla zarządzania zadaniami oraz możliwość dostosowywania tych widoków do swoich potrzeb,
• możliwość pełnej pracy zespołowej,
• możliwość segregacji zadań na konkretne projekty,
• program posiada wiele funkcji takich jak określenie statusu zadania, dodawanie komentarzy, dostosowywanie etykiet oraz ustalanie terminowości wykonania poszczególnych zadań,
• dostęp do specjalnego kalendarza oraz terminarza z zadaniami,
• możliwość planowania urlopu i innych dni wolnych czy też pracy zdalnej.

TimeCamp Planner – to innowacyjna platforma do współpracy w zespole. Pomaga w zarządzaniu projektami i zadaniami oraz usprawnia komunikację wewnątrz firmy za pomocą czatu i video rozmów. Jej głównymi korzyściami są:

• świetne zaprojektowanie – w jednym widoku możesz zobaczyć swój zespół, wszystkie projekty, czat oraz zadania z danego projektu w formie listy,
• w prosty sposób zamienisz wiadomość z czatu na zadania,
• widok tablicy pozwala zobaczyć wszystkie zadania w projekcie z ich aktualnymi statusami,
• możliwość szczegółowego dodawania informacji do zadań – np. data startu
  i zakończenia zadania, opis, załączniki, komentarze, tagi oraz estymaty. W tym miejscu można też dodawać osobę odpowiedzialną za wykonanie danego zadania,
• możliwość dzielenia się plikami, oznaczania użytkowników,
• funkcja workspace – z której możesz korzystać, kiedy np. pracujesz w kilku firmach równocześnie, a chcesz mieć wszystko w jednym miejscu,
• osobny dla każdego projektu widok kalendarza i osi czasu.

TimeCamp – to z kolei aplikacja do śledzenia czasu pracy oraz monitorowania budżetów zespołu. Program pomoże kontrolować stan projektu, czyli to, ile czasu zespół spędził nad projektem w porównaniu z planowanym czasem, postępy w zadaniach, wydajność czy rentowność. Główne funkcje programu:

• automatyczne oraz ręczne mierzenie czasu dla zadań,
• mierzenie czasu pracy również wtedy, gdy nie ma dostępu do Internetu,
• zaawansowane raporty z wykresami, liczbami oraz wynikami wydajności,
• dokładne timesheety generowane automatycznie,
• moduł obecności w pracy z podziałem na pracę, pracę zdalną, urlop i chorobę,
• budżetowanie,
• śledzenie celów.

Teamogy – program dedykowany dla wszystkich pracowników, począwszy od serwisu klienta, poprzez zespoły kreatywne i produkcyjne, dział administracji, finansów a na zarządzie kończąc. Jego podstawowymi funkcjami są:

• uporządkowane kontakty klientów firmy, dostawców oraz innych partnerów biznesowych,
• profesjonalne zarządzanie dokumentami. W systemie znajduje się wszystko – od notatki dotyczącej spotkań, kosztorysy, podpisane umowy. System pozwala nie tylko na stworzenie dokumentów, ale też na ich przechowywanie, a późniejsze wyszukiwanie plików, dzięki różnym filtrom jest bardzo proste,
• Teamogy pozwalana na tworzenie własnych szablonów dokumentów, przez co mają szansę mieć unikalny wygląd,
• w programie z łatwością można tworzyć zadania i przypisywać je do konkretnych osób, obserwować obciążenie konkretnych osób, działów czy też całej firmy,
• bardzo łatwe i szybkie raportowanie czasu pracy,
• pełna kontrola nad kosztami w firmie dzięki funkcji tzw. jobów (każdy job ukazuje obecną marżę i zysk końcowy. Na bieżąco można też poznać poziom kosztów wewnętrznych oraz czas pracy, jaki został zaraportowany dla konkretnego jobu),
• prosta wewnętrzna komunikacja,
• łatwe zarządzanie obecnościami i nieobecnościami w pracy,
• dostęp online do odpowiednich danych z dowolnego miejsca z Internetem.

Homebase – to program do planowania w zespole z rozbudowanymi funkcjami. Bardzo dobrze sprawdza się w firmach pracujących zdalnie. Dzięki pracy w tym programie możesz:

• śledzić czas pracy, przerwy i nadgodziny,
• automatycznie zliczać przerwy i wyjścia, dzięki czemu łatwo można je korygować,
• wysyłać wiadomości, funkcję onboardingu, alerty w czasie rzeczywistym,
• umożliwia monitoring zdrowia i bezpieczeństwa pracowników,
• program zapisuje wszystkie timesheety razem z historią edycji.

Programy i aplikacje pomagają w efektywnym zarządzaniu zespołem. Warto rozważyć włączenie ich do swojej firmy. Praca w aplikacji to główne miejsce, w którym zespoły mogą współpracować, komunikować się ze sobą, wymieniać informacjami o statusie zadań, klientach, przesyłać różnego rodzaju pliki, a kadra zarządzająca może śledzić ich czas pracy oraz jej efekty. Jest to niewątpliwie ogromne ułatwienie pracy dla wszystkich, szczególnie w czasach pracy hybrydowej lub zdalnej.  

Warto pamiętać, że każdy program może sprawdzać się w każdej firmie inaczej. Dlatego przy wyborze nie należy kierować się dużą liczna funkcji, jakie dany program posiada, ale potrzebami i narzędziami dostosowanymi do potrzeb konkretnej firmy, a także bezpieczeństwem danej aplikacji i danych, których będzie wymagała.