• Regularnie (kilka razy dziennie) sprawdzaj skrzynkę odbiorczą. Nie pozwól, by skierowana do Ciebie prośba została zasypana przez inne wiadomości i pominięta.
• Zadbaj, by odpisywać do wszystkich, z którymi była prowadzona korespondencja oraz pamiętaj o dołączeniu jej historii. Jeśli dodatkowo chcesz dołączyć nowych odbiorców, poinformuj o tym w treści.
• Dobrą praktyką jest odpisywanie na maila przed upływem 24 godzin. Jeśli jednak wiesz, że zebranie potrzebnych informacji zajmie ci więcej czasu, uprzedź o tym swoich adresatów i zaproponuj czas odpowiedzi.
• Jeśli przebywasz na urlopie, zwolnieniu lekarskim lub też z innych przyczyn nie możesz korzystać z poczty, ustaw autoresponder. Podaj w nim termin swojej nieobecności oraz kontakt do osoby, która przejęła zadania podczas Twojej nieobecności.

Na co zwrócić uwagę podczas pisania maili?

Przed przystąpieniem do pisania e-maila uważnie wypełniej wszystkie pola wiadomości:

• Adresat – maila należy wysyłać wyłącznie do tej osoby, której dana wiadomość dotyczy
• Temat – to drugie, po adresacie najważniejsze pole. Dobrze napisany temat składa się maksymalnie z 6 wyrazów i nie zawiera słów o charakterze promocyjnym, przez które może być zakwalifikowany jako SPAM. Odpowiednio nazwany mail pozwoli także odbiorcy zweryfikować czy jest to wiadomość pilna, na którą należy bezzwłocznie odpowiedzieć czy może zaś zająć się sprawą w drugiej kolejności.
• DW (lub CC), czyli „do wiadomości”. W to pole należy wpisać adresy osób, które także mogą być zainteresowane przekazywaną przez ciebie wiadomością.  Jeśli nie chcesz ujawniać ich tożsamości, skorzystaj z pola UDW (lub BCC).
• Załączniki – staraj się nie wysyłać e-mailem ciężkich plików. Użyj do tego zewnętrznych serwerów, a w mailu wskaż ścieżkę dostępu. Jeśli zaś wysyłasz dokumenty mailem, podkreśl to w treści wiadomości. W ten sposób odbiorca nie przegapi ważnych plików. Warto też w odpowiedni sposób nazwać każdy załącznik, by ułatwić odbiorcy porządkowanie oraz odczyt dokumentów.
• Stopka mailowa – to ona mówi o twojej funkcji, przynależności do organizacji oraz jest wirtualną wizytówką. Zadbaj, by zawsze pojawiała się w pierwszym mailu.

Kilka złotych rad

• Profesjonalny adres mailowy – wiadomości służbowe wysyłaj zawsze z właściwego, profesjonalnego adresu mailowego. Powinien być on nazwany twoim imieniem i nazwiskiem.

• Powitanie – to drugi po temacie element wiadomości, na który zwróci uwagę odbiorca. Dlatego, stosując zwroty grzecznościowe, przestrzegajmy kilku podstawowych reguł:
  • słowo „Witam” nie nadaje się do e-maili. Zastąpmy je słowami „Dzień dobry”, „Szanowny Panie”;
  • „Pani Kasiu” – jak najbardziej możemy pisać tak do odbiorcy, ale tylko wtedy, gdy nasza relacja jest już długotrwała i zażyła;
  • kontaktując się z członkami zarządu lub dyrekcją zewnętrznej firmy używajmy nazw ich stanowisk np. Panie Prezesie, Panie Dyrektorze;
  • pamiętaj, by w korespondencji biznesowej, szczególnie komunikując się z kimś pierwszy raz, nie używać form zdrobniałych np. Szanowna Pani Dorotko. Zamiast tego wybierz wspomniane wyżej „Szanowna Pani” lub „Dzień dobry”.

• Zakończenie / Pożegnanie – to element e-maila, która najbardziej zapada odbiorcy w pamięci. Oficjalną wiadomość najlepiej jest zakończyć zwrotem „z poważaniem”. Jeśli zaś twoje relacje z adresatem są mniej oficjalne, możesz ją zakończyć używając formułki „z pozdrowieniami” lub „z serdecznościami”. Co ważne, po tych słowach nie stawiamy kropki ani przecinka – jest to często powielany błąd interpunkcyjny.
  • Pamiętaj, że formuły pożegnalne powinny być utrzymane w tym samym tonie, co formuły powitalne – np. zaczynając maila słowami „Szanowna Pani”, kończymy go formułką „z poważaniem”. Albo: zaczynając „Dzień dobry Kasiu”, kończymy słowami „przesyłam serdeczności”.
• Treść i forma wiadomości – dobrze rozplanowany i konkretny mail czyta się znacznie szybciej i prościej. Dlatego, wysyłając biznesową korespondencję, pamiętaj o kilku zasadach:
  • jeden temat = jedna wiadomość;
  • długą wiadomość podziel na akapity, z których każdy niech porusza jeden wątek;
  • treść e-maila powinna zmieścić się na jednym ekranie, czyli w ok. 25 linijkach tekstu.
• Język wiadomości – zadbaj o styl wysyłanych wiadomości oraz zwracaj uwagę na:
  • przestrzeganie zasad ortografii i interpunkcji. Nadmierna ilość kropek, pytajników czy wykrzykników na końcu każdego zdania nie zostanie dobrze odebrana;
  • komunikuj się spokojnie. Słowa napisane DRUKOWANYMI LITERAMI są odbierane jako krzyk;
  • pisz wiadomości tak, by były zrozumiałe dla odbiorcy. Jeśli nie jesteś pewien czy dana osoba zrozumie pewne specjalistyczne zwroty, zastąp je bardziej przystępnym synonimem;
  • unikaj wstawiania emotikon. Są to komunikaty idealne jedynie w nieformalnych relacjach.

E-maile do odbiorców z zagranicy. O czym warto pamiętać?

• Zwroty grzecznościowe. Jeśli już spotkałeś się ze swoim odbiorcą twarzą w twarz, wystarczy, że zaczniesz swoją wiadomość od „Hi Tom”. Jeśli jednak nie spotkałeś się i mail jest pierwszą formą kontaktu, należy napisać „Dear Tom”.
• Twoje imię na zakończenie, które warto dołączyć tuż nad stopką. Imię na końcu korespondencji jest ważnym jej elementem i informuje kolegów z innych krajów o twoich dobrych zamiarach oraz otwartości do współpracy.
• Ciepły ton. Nawet jeśli mail dotyczy spraw biznesowych, może, a nawet powinien być napisany w mniej formalnym tonie – ciepłym i serdecznym. W biznesie ludzie współpracują z ludźmi, których lubią. Unikaj sztywnych maili.
• Nie zwlekaj z odpowiedzią, zwłaszcza jeśli piszesz do osoby w innej strefie czasowej. Inna strefa czasowa zmusza odbiorców do dłuższego czekania na odpowiedź. Jeśli zaś czekasz na decyzję i potrzebujesz więcej czasu by odpowiedzieć, uprzedź odbiorcę, że twoja odpowiedź przyjdzie później.