Poznaj najważniejsze zasady upraszczania komunikacji:

1. Pisz do konkretnej osoby / osób używając powszechnych i zrozumiałych słów. Unikaj żargonu i wyszukanego słownictwa, które może sprawić trudność twojemu odbiorcy. Odpowiedz sobie na pytanie: czy adresat mojej wiadomości jest w stanie ją zrozumieć?
2. Używaj form osobowych np. „Szanowni Państwo”, „Szanowna Pani”, „Szanowny Panie”, „Drogi Kliencie”. O swojej firmie pisz „my”, np. „Jest nam miło poinformować”, „Rozpatrzyliśmy Pani reklamację”
3. Wiadomość zaczynaj od najważniejszych informacji
4. Pamiętaj o segmentacji tekstu. Dziel go na akapity, podpunkty, wyliczenia. Używaj nagłówków, twórz tabele.
5. Twórz krótkie zdania stosując zasadę „1 myśl = 1 zdanie”. Zdanie powinno składać się maksymalnie z 20 wyrazów. Na końcu zawsze stawiaj kropkę.
6. Pisz zwięźle, rzeczowo i na temat. W każdym zdaniu pilnuj głównej myśli.
7. Stosuj naturalny szyk zdania – najpierw rzeczownik a dopiero potem czasownik.
8. Stosuj czasowniki. Im więcej czasowników tym lepiej. Wypowiedź zyskuje wtedy tempo oraz nadaje kierunek działaniom.
9. W tekstach kierowanych do konkretnej osoby unikaj strony biernej (np. zostało zrobione, umowa została podpisana). Strona bierna najlepiej sprawdza się w tekstach typu regulamin.
10. Unikaj imiesłowów, czyli wyrazów, które kończą się na -ąc, -ący, -łszy, -wszy np. robiąc, zważywszy, kończący.
11. Dbaj o poprawność językową, ortograficzną i interpunkcyjną. Używaj poprawnej polszczyzny.
12. Podstawę prawną dla podejmowanych działań oddziel od głównego tekstu. Podaj ją np. na końcu tekstu.

Jak wprowadzić język ogólny do tekstu specjalistycznego?

Teksty instytucjonalne są często trudne w odbiorze. Nie komplikuj ich jeszcze bardziej. Tam, gdzie to tylko możliwe stosuj język ogólny i powszechnie znane słowa, które ludzie czytają w codziennych tekstach. Teksty, które przypominają standardową wypowiedź, w których nie ma korporacyjnego żargonu, specjalistycznej terminologii czy wyszukanych słów, wprowadzają spokojną atmosferę między tobą/twoją firmą a innymi uczestnikami komunikacji. Mimo, że przepisy dokładnie wskazują co powinno znaleźć się w różnych typach dokumentów urzędowych, wiele informacji w nich zawartych można sformułować w prosty i zrozumiały sposób.  Prosto napisana porada czy informacja dla adresata pisma mówiąca jakie ma możliwości działania z jednej strony uwzględni wymogi kodeksu postępowania administracyjnego, z drugiej zaś sprawi, że odbiorca w pełni zrozumie treść tekstu.  Oto kilka przykładów:

1. zamiast „Opłatę należy uiścić w terminie 24 godzin” napisz „Opłać zamówienie w ciągu 24 godzin”
2. zamiast „W nawiązaniu do dzisiejszej rozmowy, w załączeniu przesyłam brakujące dokumenty”, napisz „Przesyłam dokumenty, o które Pani prosiła”
3. zamiast „Informuję, że nie zostały uregulowane należności”, napisz „Na dzień sporządzenia tego pisma nie zarejestrowaliśmy wpływu składki”
4. zamiast „W przypadku opóźnienia w zapłacie składki, zgodnie z art. 481 k.c. należne są odsetki ustawowe”, napisz „Po tym terminie, zgodnie z prawem będziemy naliczać odsetki ustawowe”.

Jak sprawdzić czy nasz tekst jest czytelny?

Jeśli dopiero uczysz się tworzyć teksty lub musisz przygotować inny dokument niż zazwyczaj i nie jesteś pewien czy twój tekst jest czytelny, możesz to sprawdzić korzystając z aplikacji Jasnospis. Jest to aplikacja, która mierzy jasność i zrozumiałość tekstu oraz w razie potrzeby go upraszcza. Jasnopis analizuje język tekstu, który dajesz mu do oceny, oblicza kilkanaście wskaźników, które świadczą o stopniu jego trudności, zaznacza wyrazy, które mogą być zbyt trudne dla odbiorcy, zaznacza zbyt długie zdania oraz najtrudniejsze akapity.

Z aplikacji szczególnie warto skorzystać, gdy tworzymy takie dokumenty, na których zrozumieniu przez odbiorcę zależy nam szczególnie. Należą do nich wzorce umów, regulaminy, gwarancje, podręczniki i instrukcje obsługi, przekazy reklamowe i marketingowe, instrukcje zewnętrzne oraz wewnętrzna i zewnętrzna komunikacja mailowa.

Prosta komunikacja powinna być podstawą, która zagwarantuje skuteczną i jasną komunikację. Warto więc stosować wspomniane zasady, by nie wpaść w różne pułapki i nieświadomie skomplikować swój przekaz.