Pomocne mogą być narzędzia internetowe, aplikacje oraz kalendarze pozwalające efektywnie prowadzić pracę zespołu. Poniżej znajdziesz 17 przydatnych rozwiązań, dzięki którym będziesz w stanie zarządzać wszystkim czym potrzebujesz.
Kalendarz, notatnik, „to do” lista?
Notatnik i kalendarz to nic odkrywczego, przecież stworzenie pierwszych kalendarzy przypisuje się Babilończykom i Egipcjanom. I do tej pory jego użyteczność ma się świetnie! Obecnie dzięki zaawansowanej technice możemy zamienić nasz telefon lub tablet w wielofunkcyjny i inteligentny kalendarz.
Planować możesz nawet w Google. W jego kalendarzu będziesz w stanie łatwo się rozeznać, gdy ktoś poprosi Cię o spotkanie lub chcesz zaplanować wizytę u lekarza. Główne funkcje tego kalendarza to: trzy różne widoki (dzień, tydzień, miesiąc), lista wydarzeń, lista zadań oraz przypomnienia. Jest on w pełni zsynchronizowany z pocztą Gmail i aplikacją Google Drive. Możesz również utworzyć kalendarz dostępny dla każdej osoby w organizacji (lub grupy użytkowników). To dobre miejsce na informacje o urlopach w zespole i regularnych spotkaniach.
Jeśli jesteś minimalistą i lubisz proste rozwiązania, to na pewno warto wypróbować Simple Calendar. Jest jedną z najprostszych aplikacji kalendarza na Androida. Główną jego zaletą jest prosty układ graficzny i praca w trybie „offline”, czyli niewymagający Internetu do poprawnego działania. Dzięki tej aplikacji łatwo stworzysz przypomnienia oraz powtarzające się wydarzenia. Ma tylko podstawowe funkcje, jednak nadal może to być niezawodną opcją kalendarza.
To kolejne narzędzie od grupy Google, które umożliwia wspólną kreatywną współpracę online w zespole. Jamboard to darmowa, wirtualna tablica, która dostępna też jest w postaci aplikacji na system Android i iOS. To narzędzie, która pozwala zespołom (nawet wtedy, gdy ich członkowie są oddaleni od siebie) dyskutować nad pomysłami, robić burzę mózgów, pokazywać efekty swojej pracy, tworzyć ilustracje, mapy myśli, osie czasu, diagramy, notatki wizualnie i zapisywać je w chmurze ‒ dzięki czemu są dostępne na dowolnym urządzeniu. I to wszystko jest dostępne nawet dla 50 osób.
Jest to bardzo prosta w użytkowaniu aplikacja, która pozwala tylko na tworzenie notatek tekstowych. Działa na systemie Windows oraz Android. Zarządzenie notatkami odbywa się przy pomocy tagów. Jeśli któryś z nich jest dla nas szczególnie ważny lub po prostu często do niej zaglądamy, to można go przypiąć na górę listy. Dodatkowym plusem narzędzia, jest możliwość publikacji notatek w Internecie, dzięki czemu będą one dostępne dla każdej osoby posiadającej link.
Trello pomaga w porządkowaniu zadań, planowaniu, organizacji pracy, tworzeniu list i pracy nad projektami. To taka wirtualna tablica korkowa dla Twojego zespołu. Dostęp do tablicy można mieć z poziomu komputera jak i smartfona. Program również jest dostępny w języku polskim. Trello jest bardzo proste i intuicyjne w obsłudze. Idealnie nadaje się do zlecania zadań w mikrofirmie lub jako podręczny „to do” dla małego zespołu.
Kiedy na urlop?
Ewidencja urlopów online znacznie usprawnia zarządzanie pracą zespołu. Gdy wiesz, kiedy jego członkowie są dostępni, możesz łatwo planować wspólne spotkania lub wydarzenia czy projekty.
Platforma Microsoft Teams zawiera bardzo ciekawą aplikację Human Resources, która umożliwia zarządzanie urlopami zespołu. Dodatkowo Teams to platforma do komunikacji, która jest połączeniem czatu, wirtualnego miejsca spotkań i obszaru roboczego. Pomaga w codziennym koordynowaniu projektów i zadań, podejmowaniu decyzji zespołowych, pozwala współtworzyć i współpracować jednocześnie w obrębie plików oraz aktualizować status zadań, do których wszyscy członkowie zespołu mają dostęp. Jako właściciel zespołu możesz dodawać nowych członków i gości, nadawać członkom status właściciela, zarządzać kanałami komunikacji i ustawieniami oraz archiwizować projekt. To idealne narzędzie do multitaskingu.
Bitrix24 oferuje również ciekawy system kadrowy zawierający wiele przydatnych narzędzi jak grafiki nieobecności i ewidencja czasu pracy. Ponadto jeśli szukasz darmowego programu do zarządzania projektami online w małym zespole, to trafiłeś idealnie. Aplikacja ta ma ponad 35 przydatnych narzędzi, w tym: tablice typu kanban, wykresy, plenery projektów, śledzenie czasu pracy, szablony zadań, komunikatory, intranet i grupy robocze. To narzędzie pozwala tworzyć nieograniczoną liczbę zadań i projektów oraz komunikować się za pośrednictwem czatów na żywo, poczty e-mail lub telefonu.
Wolisz coś skromniejszego. Urlopy.co to proste rozliczanie urlopów dla małych firm i startupów. Aplikacja ta pozwala na łatwe zarządzanie działami firmy, pracownikami i ich urlopami. Jej niewątpliwa korzyść, to dostępna darmowa aplikacja mobilna, która pozwala na bardzo proste zgłaszanie wniosków o urlop i sprawdzanie ich statusów. Ta aplikacja pozwala na to, by pracownicy mieli stałą kontrolę nad liczbą pozostałych dni urlopu, a przełożeni mogli łatwiej i skuteczniej planować pracę zespołu. Jest ona całkowicie darmowa dla zespołów do 5 pracowników.
Cashflow w aplikacji
Aplikacje i narzędzia finansowe mogą nam nie tylko ułatwić życie zastępując tradycyjnego Excela, ale też znacząco pomóc w oszczędzaniu. Kluczowa jest tu jednak konsekwencja.
To bezpłatna aplikacja, która pomoże Ci kontrolować koszty, stworzyć budżet, czy śledzić swoje wydatki oraz oszczędności. W aplikacji możesz zaznaczyć swoje finansowe cele. Money Lover to dość rozbudowany system, niczym narzędzie do księgowości. Dzięki niemu możesz zarządzać budżetem, planować oszczędności, a nawet kontrolować długi. W Money Lover możesz utworzyć swój portfel, którym bez problemu podzielisz się z innymi. Aplikacja w podstawowej wersji dostępna jest bezpłatnie. Istnieje możliwość jej rozszerzenia do wersji PRO.
Co prawda nie jest to typowa aplikacja do zarządzania budżetem, ale dzięki PanParagon możesz znacznie łatwiej zorganizować swoje wydatki. To intuicyjna aplikacja, która daje kontrolę nad paragonami. Umożliwia ich przechowywanie i opisywanie, tak aby można było je mieć zawsze pod ręką. Kupujemy coś, robimy zdjęcie przedmiotowi i paragonowi, uzupełniamy dane zakupowe i już. Buduje się w ten sposób biblioteka paragonów, ale też historia zakupów, która pomaga nam w razie czego przy składaniu reklamacji czy też sprawdzaniu historii zakupowej. Jeśli chcesz, by kilka osób mogło zapisywać bieżące wydatki w jednym miejscu (tj. w aplikacji PanParagon), zaloguj się do PanaParagona za pomocą konta Google. Wtedy dostęp do paragonów oraz statystyk będzie mieć każda osoba, która na swoim telefonie zainstaluje apkę i zaloguje się do niej za pomocą dedykowanego konta Google.
Wespół w zespół
Chociaż aplikacje do zarządzania zespołem nie są tematem nowym, jednak przejście na pracę zdalną sprawiło, że wiele zespołów stanęło przed wyzwaniem nowej organizacji zadań. Z pomocą i tu przychodzą aplikacje:
Zeb Evans i Alex Yurkowski, którzy wypuścili ClickUp, zapewniają, że jest on w swojej prostocie gwarancją nieograniczonej funkcjonalności. Program jest bardzo podobny pod względem funkcjonalności do Trello. Jest przejrzysty i bardzo przyjazny w obsłudze. Każda funkcja jest opisana prosty sposób. Jest wart rozważenia przede wszystkim ze względu na funkcjonalność oraz bardzo tani pakiet płatny (5 $ miesięcznie) – gdzie dodatkowo otrzymujesz wiele przydatnych funkcji, m.in.: zarządzanie komentarzami, filtrowanie statusu zadań, przypisywanie osób do konkretnych projektów.
Asana? Przecież asana to pozycja w jodze, służąca wzmocnieniu ciała oraz działająca pozytywnie na psychikę. Jakby spojrzeć głębiej, to Asana, czyli platforma do zarządzania projektami również może mieć zbawienny wpływ na naszą psychikę, ponieważ dzięki niej masz poukładane wszystkie zadania i można spać spokojnie. Jej wersja darmowej zawiera jedyne ograniczenie dotyczące limitu użytkowników do 15 osób. Poza tym zachowujemy nielimitowaną liczbę projektów i zadań oraz możliwość umieszczania w niej dużych załączników (100 MB). Dzięki temu prościej będziesz śledzić stopień realizacji projektu.
Basecamp to platforma, która chyba w największym stopniu wspiera komunikowanie się członków zespołu ze sobą. Funkcji dyskutowania, komentowania, oznaczania jest tu naprawdę wiele. Ponadto narzędzie nie zniechęca złożonością i już w kwadrans można rozeznać się na tyle, aby rozpocząć w nim efektywną pracę. Można odnieść wrażenie, ze punktem wyjścia dla stworzenia platformy jest człowiek i to, co chce przekazać innym.
To program do zarządzania projektami. Umożliwia dyskusję oraz wymianę dokumentów pomiędzy członkami zespołu. Program można użytkować zarówno na komputerze jaki na smartfonach. Aplikacja jest bardzo przejrzysta i prosta w obsłudze. Wersja bezpłatna ogranicza nas jednak do maksymalnie 5 członków zespołu. Program jest prawie całkowicie w języku polskim (część funkcji nadal jest opisana w języku angielskim).
W tym narzędziu znajdziesz wiele przydatnych funkcjonalności nie tylko pod kątem zarządzania zadaniami, ale również w kwestii planowania, komunikacji czy też raportowania. Każde zadanie w ForTask ma oczywiście wszystkie podstawowe opcje, które powtarzają się w większości systemów. Jest to między innymi komentowanie, dodawanie załączników czy określanie terminów. Dużym ułatwieniem jest tutaj wbudowany komunikator. W systemie znajdziesz również opcję raportowania czasu pracy, planowania obowiązków na najbliższy czas czy też generowania raportów z zakresu wykonanych prac ‒ coś idealnego dla wszystkich lubiących mieć raporty, zestawienia i podsumowania.
Cudze chwalicie… chciałoby się rzec. Taagly to polskie narzędzie do zarządzania projektami. Zarówno program oraz jego wsparcie jest w całości po polsku oraz posiada darmowa wersję. Jest również naprawdę prosty w obsłudze. Z ciekawych, zaskakujących funkcji należy wymienić możliwość tagowania zadań (dzięki czemu filtrowanie staje się prostsze), możliwość ustalenia przewidywanego czasu na ich realizację oraz faktycznego czasu poświęconego na wykonanie zadania. Jedyny jego minus to brak aplikacji mobilnej.
Nozbe to kolejna rodzima patforma. Ta aplikacja do planowania i podwyższania produktywności została stworzona przez Polaka, Michała Śliwińskiego. Oparta jest na znanej i lubianej metodzie GTD, czyli Getting Things Done, która ułatwia tworzenie planów i realizowanie celów tak, by nie tylko zaczynać, ale i kończyć to, co się robi. Nozbe to aplikacja nieco inna od poprzednich, bo skupia się najbardziej na Twojej osobistej produktywności. Dodatkowo dzięki niej mamy przypisywanie orientacyjnego czasu na wykonanie danego zadania, co pozwala planować konkretne dni i nie wrzucać zbyt wielu spraw na dobę.
