„Najwięcej czasu ma człowiek, który niczego na później nie odkłada”
Zarządzanie czasem to proces, który zmienia i porządkuje nasze codzienne nawyki, poprzez skuteczne i efektywne metody, najczęściej proste do wprowadzenia. Sposobów zarządzania czasem, jego planowania i organizowania jest wiele. Postaraliśmy się wybrać dla Was te najważniejsze, które powinny w znaczący sposób pomóc w codziennej pracy oraz przynieść szybkie efekty działania:
- Zrób rachunek sumienia i ustal na co marnujesz czas – jeśli zrozumiesz i uzmysłowisz sobie, w jaki sposób spędzasz obecnie swój dzień, co przeszkadza Ci w wykonywaniu obowiązków, czym są Twoje rozpraszacze, tym większy będzie wpływ Twoich wysiłków związanych z zarządzaniem czasem. Tak, tak… warto czasem zerknąć na podsumowanie czasu spędzonego przed ekranem smartfona, który co i rusz wysyła nam takie powiadomienie. Ile czasu zajmuje nam przeglądanie mediów społecznościowych? Stron w internecie? Oglądanie seriali? Pogawędki przez telefon z przyjaciółmi czy też sprawdzanie służbowego maila co pół godziny? Zapisz, na co poświęcasz czas, a potem, małymi krokami ogranicz to, aż w końcu pozbędziesz się tych czynności, które nie wnoszą nic do twojego planu dnia.
- Regularnie przygotowuj listę zadań do zrobienia w danym dniu – wypisz wszystko, co masz do zrobienia, bez żadnego analizowania. Spisz wszystkie zaplanowane czynności na jednej kartce. Pozwoli Ci to zobaczyć ile zadań masz do wykonania w danym dniu.
- Określaj czas potrzebny do wykonania każdego zadania. Jest on niezwykle pomocny po to, by zaplanowane czynności nie nakładały się jedna na drugiej.
- Ustalaj priorytety i pilnuj obiecanych terminów – na przygotowanej przez siebie liście oznacz te zadania, których termin wykonania się zbliża lub też są tymi zadaniami, które musisz zrobić w pierwszej kolejności. Wykonuj je według kolejności i stopnia ważności. Sprawy najważniejsze i najpilniejsze powinny znaleźć się na samym szczycie, potem należy wyznaczyć te pilne, mniej ważne, a na samym końcu należy skupić się na tych, których realizację można nieco rozłożyć w czasie.
- Nie bierz na siebie więcej zadań niż jesteś w stanie zrealizować – naucz się odmawiać i być asertywnym. Skup się na swoich kluczowych zadaniach, poświęć czas i energię na ich wykonanie, a kiedy skończysz – weź się za kolejne z listy.
- Deleguj zadania – przyjrzyj się ponownie swojej liście zadań i zastanów się czy są na niej takie, które tak na prawdę nie należą do Twoich obowiązków? Być może są takie, którymi powinna zająć się inna osoba w firmie czy w domu i zrobi to i szybciej i lepiej od Ciebie? Pamiętaj, że to nie Ty musisz zawsze gotować zupę na obiad, dbać o przeglądy samochodowe czy też dopilnowywać deadlinów zadań w firmie.
- Regularnie odznaczaj na swojej liście wykonane czynności – odznaczaj je ulubionym flamastrem, przysłowiowym ptaszkiem lub skreślaj je. Skracająca się lista czynności do wykonania działa bardzo motywująco, a Ty ponadto masz kontrolę nad realizacją swoich zadań.
- Pamiętaj o niezałatwionych sprawach (z poprzedniego dnia) i na bieżąco uwzględniaj je w swoim kalendarzu. Zarezerwuj czas na ich wykonanie, jeśli to możliwe w pierwszej kolejności. Unikniesz w ten sposób niepotrzebnego stresu i myślenia o niezałatwionych sprawach sprzed kilku dni. Cały czas pamiętaj o realnym szacowaniu czasu, który jest Ci potrzebny by wykonać dane zadanie.
- Najtrudniejsze zadania realizuj na początku dnia – nie pozwól, by czynności, które wywołują u Ciebie stres, niepokój czy też jakąkolwiek presję kumulowały się przez cały dzień. Wykonaj je jak najszybciej i… zapomnij.
- Wyznacz czas, w którym nikt nie powinien przeszkadzać Ci w wykonywaniu twoich obowiązków. Wyznacz godzinę, dwie, ile tylko Tobie potrzeba, na wykonywanie swoich obowiązków w samotności.
- Każdego dnia zaplanuj czas na odpoczynek i czas dla siebie. Wszystkie zadania, zarówno te służbowe, jak i prywatne planuj tak, by każdego dnia znaleźć chwilę tylko dla siebie. Nic nie działa tak motywująco i pobudzająco do działania jak chwila relaksu, uświadomienie sobie po co pracujemy i co tak naprawdę jest w życiu ważne.
