Jednak dzisiaj, gdy większość naszych spotkań przeniosła się przed monitor komputera, a domowa atmosfera sprzyja nieformalnemu wizerunkowi, do biznesowego dress codu podchodzimy mniej rygorystycznie. Mimo to nadal warto zadbać o to, by uwagi naszych rozmówców nie przykuły niepotrzebne rozpraszacze. Jakie?

Jak cię widzą…

To pewnie kwestia czasu, gdy dostawcy usług wideokonferencji wprowadzą wirtualną szafę, która jednym kliknięciem pozwoli wybrać strój stosowny do okazji i rozmówcy. Ale tymczasem… jesteśmy zdani na siebie. Przystępując do wideorozmowy z klientem czy przełożonym, powinniśmy wybrać strój podobny do tego, który założylibyśmy udając się do biura.

Obecnie wiele firm po przejściu na pracę zdalną postanowiło zrezygnować z oficjalnego dress codu. Jeśli jest takie przyzwolenie, warto wciąż zadbać o kilka szczegółów, które dalej przedstawią nas w profesjonalnym świetle. Postarajmy się wprowadzić „porządek na górze” i unikać takich elementów, które niepotrzebnie rozproszą rozmówcę, jak: nieodpowiednie fryzury, głęboki dekolt, odkryte ramiona, zbyt krzykliwa biżuteria, prześwitujące lub pogniecione bluzki albo koszule.

Tło robi różnicę

Przestrzeń, w której się znajdujemy, jest bardzo ważną, aczkolwiek często pomijaną kwestią w przygotowaniach do wystąpienia online. Jeśli wykorzystujemy tło „domowe” do przeprowadzenia wideospotkania warto uprzątnąć miejsce, z którego się łączmy. Zadbajmy również o to, by nie „zmęczyć” odbiorcy. Zbyt jaskrawe barwy otoczenia, kolorowe plakaty na ścianie, czy też telewizor mrugający gdzieś w oddali skutecznie odciągną uwagę rozmówcy. Zadbajmy o to, żeby tło było w neutralnych jasnych kolorach, a nasz strój był jednolity, ale nie zlewał się z nim – biała bluzka na tle białej ściany to niekoniecznie dobry pomysł.

Jeśli jednak lubisz pracować w „kontrolowanym chaosie”, a na krześle piętrzą się ubrania, to nie musisz zmieniać swoich przyzwyczajeń. Obecnie większość komunikatorów wyposażona jest w funkcję personalizacji tła podczas wideorozmowy. Pozwoli to ukryć otaczającą Cię przestrzeń, a dodatkowo zwiększyć profesjonalizm spotkania, np. poprzez wybór tła biznesowego z delikatnie zaakcentowanym logo firmy.

Aha… nawet najlepsze ustawienie kadru nie pomoże, jeśli wcześniej zapomnimy o wyczyszczeniu kamerki.

Ciemność widzę

Zbyt ciemny pokój lub wręcz przeciwnie – zbyt jasne światło dzienne wpadające przez okno mogą sprawić, że nasza twarz będzie wydawała się nienaturalna, a kolory zakłamane. Odpowiednie oświetlenie twarzy jest też wyjątkowo istotne dla osób noszących okulary, gdyż w niedostatecznie oświetlonym pokoju monitor komputera odbijający się w naszych szkłach będzie rozpraszał rozmówcę.

Pamiętajmy również o odpowiednim wykadrowaniu rozmowy. Nawet profesjonalne oświetlenie dużo nie pomoże, jeśli obiektyw kamery będzie skierowany zbyt nisko lub z kolei zbyt wysoko – nasz rozmówca może nas wcale nie zobaczyć. Często pomaga tu położenie laptopa lub kamery na… pudełku po butach, dzięki temu „oko” kamery będzie na wysokości naszych oczu.

Uwaga, próba mikrofonu!

Mówienie do kamery nie jest łatwe i często bywa stresujące nawet dla profesjonalistów. Jej „ucho” potrafi bezlitośnie zdemaskować każde niekoniecznie potrzebne dźwięki. Dlatego tak ważne jest, by odpowiednio przygotować się do medialnego wystąpienia.

Warto zadbać o ciszę w pomieszczeniu. Radio, dźwięk telefonu i powiadomień w komputerze czy włączony czajnik lub szumiący wiatrak w tle może skutecznie rozproszyć naszego rozmówcę. Jeśli nie jesteśmy w domu sami, sięgnijmy po słuchawki – dla większego komfortu naszego, rozmówcy i domowników, a w razie potrzeby skorzystajmy z opcji wyciszenia mikrofonu.

Czy to działa?

Brak właściwego przygotowania może spowodować opóźnienie spotkania, a co za tym idzie niepotrzebny stres. Wcześniejsza próba kamery oraz mikrofonu, a także upewnienie się, że sieć internetowa działa i program nie będzie wymagał aktualizacji – to nasze Asy w rękawie.

Zgodnie z prawem Murphy’ego „jeżeli coś może się nie udać – nie uda się na pewno”, dobrze być ubezpieczony na każdą ewentualność i wcześniej przygotować sobie plan „B”, upewniając się czy zarówno z poziomu tabletu czy telefonu będziemy mogli dokończyć naszą wideorozmowę. Należy pamiętać, że wersje mobilne czy tzw. light bywają uboższe w niektóre funkcje, dlatego dobrze jest porównać ich możliwości przed rozpoczęciem rozmowy.

Często korzystanie z narzędzi widekonferencji wydaje się być proste, okazuje się, że bywa także przy okazji źródłem wielu zabawnych sytuacji: BBC News interview