Poznaj swoich odbiorców

Zastanów się, kim są twoi odbiorcy. Dostosuj język do poziomu ich wiedzy i doświadczenia. Unikaj technicznego słownictwa, jeśli nie są oni specjalistami w twojej dziedzinie.

Używaj prostego języka.

Unikaj skomplikowanych słów i fraz. Zamiast „implementacja”, powiedz „wdrożenie”; zamiast „korelacja”, powiedz „związek”.

Używaj prostych słów i krótkich zdań. Wyjaśniaj skomplikowane terminy, jeśli musisz ich użyć. Pamiętaj, że krótsze zdania są łatwiejsze do zrozumienia i przejrzyste.

Wyjaśniaj trudne pojęcia.

Definiuj terminy. Jeśli musisz użyć specjalistycznego terminu, go zdefiniuj w prostych słowach.

Używaj przykładów i analogii, aby wyjaśnić skomplikowane pojęcia i zobrazować poruszany temat. Na przykład: „Sieć neuronowa działa jak ludzki mózg, ucząc się na podstawie doświadczeń”.

Pamiętaj o ilustracjach i grafikach. Czasem obraz przekazuje więcej informacji i w przystępniejszy sposób niż tekst. Wykresy, diagramy i obrazki mogą pomóc w efektywnej komunikacji.

Unikaj akronimów i skrótów.

Pamiętaj o pełnych formy. Zamiast używać akronimów i skrótów, używaj pełnych form wyrażeń, przynajmniej przy pierwszym użyciu. Jeśli musisz użyć akronimu, najpierw wyjaśnij jego znaczenie. Na przykład: „Customer Relationship Management (CRM) to system zarządzania relacjami z klientami”.

Lista skrótów. Jeśli musisz używać skrótów, dołącz listę, która je wyjaśnia.

Poproś o informację zwrotną.

Sprawdź zrozumienie. Poproś odbiorców, aby powtórzyli swoimi słowami to, co zrozumieli z twojej wypowiedzi. W razie niejasności, możesz udzielić dalszych wyjaśnień. Co więcej, zachęcaj odbiorców do zadawania pytań i dzielenia się opinią na temat zrozumiałości przekazu.

Dostosuj się. Na podstawie informacji zwrotnych, dobierz swój styl komunikacji.

Używaj narzędzi wspomagających

Aplikacje i słowniki. Wiele narzędzi online pomaga uprościć tekst, wskazując skomplikowane słowa i sugerując prostsze odpowiedniki. Taką aplikacją jest Jasnopis – mierzy zrozumiałość tekstu, analizując formy językowe i podaje stopień jego trudności.

Diagramy i wykresy. Wykorzystuj wizualizacje do przedstawiania skomplikowanych danych i procesów w prostszy sposób.

Infografiki. Używaj infografik, aby zwięźle i obrazowo przekazywać informacje.

Praktykuj

Szkolenia i warsztaty. Uczestnicz w szkoleniach z zakresu efektywnej komunikacji i prezentacji, które uczą, jak mówić prostym językiem.

Ćwiczenie pisemne. Regularnie ćwicz pisanie dla różnych grup odbiorców.

Unikaj przesadnej precyzji

Ogólniki. Kiedy to możliwe, zamiast podawać bardzo szczegółowe dane techniczne, skup się na ogólnym zarysie problemu lub rozwiązania.

Koncentruj się na kluczowych punktach, które są najistotniejsze dla zrozumienia tematu.

Korekta i edycja

Recenzja tekstu. Przed publikacją lub prezentacją sprawdź tekst pod kątem językowym i składniowym: czy używasz żargonu? jak długie są twoje zdania?

Poproś o koleżeńską pomoc. Poproś znajomych, najlepiej spoza twojej dziedziny, o przeczytanie tekstu i ocenę jego zrozumiałości.

Unikanie żargonu wymaga świadomego wysiłku, ale jest kluczowe dla skutecznej komunikacji. Praktykowanie tych zasad pomoże specjalistom lepiej przekazywać swoje myśli i informacje.