Jak wykazały badania psychologów, to co szczególnie na co dzień dla nas dolegliwe, to nie tylko sam fakt mnogości obowiązków. To przede wszystkim rosnąca liczba rozpraszaczy. To z ich winy spowalniamy działania, jedno zadanie rozwleka się nam na pół dnia, a ściśle zaplanowany rozkład zadań sypie się jak domek z kart. Maksymalna koncentracja i redukcja rozpraszaczy pozwoli nam pracować mądrzej, a nie ciężej. W ten sposób uda nam się również zaoszczędzić więcej energii – na przykład na odpoczynek.

Deleguj, kiedy to możliwe

Podstawową umiejętnością w świecie pełnym wyzwań jest delegowanie. Nie za wszystko jesteśmy w stanie wziąć odpowiedzialność. Niestety, na widok tego zdania zapewne uśmiechają się perfekcjoniści, osoby o wysokiej potrzebie kontroli albo mikromenedżerowie, którzy potrzebują wiedzieć wszystko i trzymać rękę na pulsie możliwych zdarzeń. Kluczem do zrozumienia, jak ważna jest to umiejętność, jest przyjęcie, że możliwość delegowania znacznie podnosi naszą produktywność. Jedno z badań wykazało nawet, że dyrektorzy generalni, którzy delegują, doświadczają mniejszego zmęczenia decyzjami, mniejszej liczby przypadków wypalenia i generują o 33% więcej przychodów niż osoby z niskimi umiejętnościami w tym zakresie.

Skoncentruj się na zadaniach najistotniejszych

Najprawdopodobniej Twoja lista zadań do wykonania pęka w szwach. Zamiast próbować zrealizować wszystko naraz lub oczyścić skrzynkę z zaległości, Spróbuj najpierw podzielić swoje zadania na: pilne i ważne, pilne i mniej ważne, mniej pilne i ważne oraz mniej pilne i mniej ważne. Dzięki temu lista ułoży się w zdrową kolejność, która pozwoli uporać się z tym, co najistotniejsze i najpilniejsze.

Wiedz, kiedy odpuścić

Psychologowie podkreślają, że bardzo ważne jest wiedzieć, kiedy wyłączyć komputer. Jeśli czujesz, że czytasz już czwarty raz to samo zdanie, utknąłeś w jakimś momencie zadania albo napisanie prostej wiadomości e-mail zajmuje Ci pół godziny, to znak, że potrzebujesz odpoczynku. Krótki spacer, przewietrzenie głwy na świeżym powietrzu lub wzięcie dnia wolnego może zdziałać cuda. Następnego dnia może się okazać, że to, co dziś rozciąga Ci się na kilka godzin, zamkniesz w chwilę.

Praca w blokach

Ideą tej strategii jest rozwiązywanie zadań w blokach tematycznych. Celem tych działań jest poprawa produktywności. Innego wydatku energetycznego wymaga praca koncepcyjna i burza mózgów, a zupełnie innego – odpisywanie na e-maile. Rozważ, czy odpisywanie na każdą wiadomość w czasie rzeczywistym (natychmiastowa reakcja) jest niezbędna w Twojej pracy. W swoim kalendarzu zablokuj czas na działania kreatywne i spotkania, a inny czas przeznacz na to, co nie wymaga takiego skupienia.

Pracuj w zgodzie ze swoim zegarem wewnętrznym

Pora dnia, w której pracujesz nad niektórymi rodzajami zadań, wpływa na Twoją produktywność. Wszyscy jesteśmy różni – część z nas ma najlepsze pomysły przed wschodem słońca, inni okazują się najbardziej wydajni przed północą. Według Daniela Pinka, autora książki „When: The Scientific Secrets of Perfect Timing”, każdy z nas doświadcza trzech faz produktywności w ciągu dnia: szczytu, dołka i odbicia. W godzinach poprzedzających nasz szczyt (zwykle około południa) jesteśmy najbardziej skupieni. To sprawia, że jest to idealny czas na zadania analityczne. I odwrotnie: kiedy jesteśmy w najniższym punkcie (dołku), jest to dobry czas, aby skupić się na kreatywnych zadaniach, które pobudzą nasz mózg.  

Skróć listę rzeczy do zrobienia

Rozpoczęcie dnia od monstrualnej, nierealistycznej listy rzeczy do zrobienia nie tylko sprawi, że będziesz bezproduktywny, ale także poczujesz się obciążony. Krótsza i bardziej realistyczna lista rzeczy do zrobienia na dany dzień jest mniej onieśmielająca i łatwiejsza do osiągnięcia. Zacznij od najważniejszych zadań i ogranicz listę do trzech do pięciu pozycji. Rozpisz kolejne zadania na kolejne dni. Metoda małych kroczków sprawdza się doskonale również i tu.

Odhacz dla zdrowia

W jednym z naszych wpisów informowaliśmy o efekcie Zeigarnik. Zjawisko zaobserwowane przez rosyjską psycholożkę polega na tym, że niewykonanie jakiegoś zadania powoduje napięcie psychiczne. Umysł wchodzi na coraz wyższe obroty, żeby regularnie przypominać o konieczności domknięcia zadania. Zazwyczaj najtrudniej jest jakieś przedsięwzięcie rozpocząć. Jeśli już uda nam się przez nawet kilka minut skupić na jakimś zadaniu, mózg powinien przejąć kontrolę i popędzać nas, żebyśmy jak najszybciej zadanie doprowadzili do końca.

Ogranicz rozpraszacze

Powiadomienia w telefonie, podświetlający się co chwilę ekran albo irytujące dźwięki – to tylko garść rozpraszaczy, które wyjątkowo skutecznie ograniczają naszą codzienną produktywność. Kiedy masz do zrobienia coś naprawdę pilnego i istotnego, wyłącz telefon. Jedno z amerykańskich badań wykazało, że włączony telefon na naszym biurku w trakcie realizacji istotnego działania ogranicza naszą efektywność nawet o 20 proc. Współcześni programiści polecają również używanie aplikacji, jak Rescuetime, StayFocusd, czy Freedom, które pozwalają na blokowanie zaczepnych i angażujących powiadomień lub witryn w godzinach pracy.

Zrób porządek na biurku

Zaprowadzenie porządku na biurku nie tylko przyspieszy Twoją pracę i pomoże ci się skupić, ale, jak wykazują badania, jest również dobre dla Twojego zdrowia. Badanie przeprowadzone przez naukowców z Centrum UCLA na temat codziennego życia rodzin (CELF) wykazało bezpośredni związek między hormonem stresu, kortyzolem, a bałaganem. Uporządkuj swoje biurko, pozbywając się papieru, śmieci i innych niepotrzebnych przedmiotów.
Z kolei za cyfrowy bałagan może być uznane niepotrzebne oprogramowanie na komputerze, a także niepotrzebne aplikacje i włączone witryny w tle. Uporządkuj dokumenty w folderach, usuń zdublowane i niepotrzebne pliki. Przejrzyj swoją skrzynkę odbiorczą i zarchiwizuj ważne e-maile, aby skupić się na najważniejszych wiadomościach, a także zamknij karty Internetu, z których już nie korzystasz.

Spróbuj pracy w 90-minutowych blokach

Nathaniel Kleitman, jeden z pierwszych badaczy snu, odkrył, że działamy w 90-120-minutowych cyklach zwanych „podstawowymi cyklami spoczynkowo-aktywnościowymi”. Nauka dowiodła, że nasz mózg wytrzymuje maksymalne skupienie przez 90 minut, potem szybko wytraca energię i potrzebuje przerwy na odpoczynek. Pracując w blokach od 90 do 120 minut, po których następuje 20-30 minutowa przerwa, zdaniem naukowców będziemy w stanie lepiej i bardziej efektywnie się skupiać, unikać rozproszenia, a także utrzymywać wyższy poziom energii.

Zdrzemnij się

Kofeina potrafi czynić cuda dla naszego ciała i umysłu. Pozwala również utrwalić rzeczy, które właśnie przyswoiliśmy. Naukowcy podkreślają, że wypicie filiżanki kawy tuż przed krótką drzemką pozwoli uzyskać potężny zastrzyk energii i kreatywności (o „nappuccino” pisaliśmy szerzej tu) . Zanim po spożyciu kawy odczujemy jej oddziaływanie, minie około 20 minut – akurat tyle rekomendują naukowcy dodatkowego snu w ciągu dnia. To świetna strategia, żeby poczuć przypływ dodatkowej energii po przebudzeniu.

Wszyscy chcemy zarządzać naszym czasem. Ale dzięki dobrym nawykom zarządzania energią, Twoja produktywność wzrośnie.