Nie ulega wątpliwości, że praca zdalna przynosi wiele korzyści, ale też w porównaniu do pracy stacjonarnej, niesie za sobą szereg wyzwań. Jednym z największych uznaje się zaangażowanie pracownika i jego motywacja, na którą jak wynika z badań przeprowadzonych przez Instytut Gallupa (Hickman A., Robinson J., 2020) wpływa właśnie praca z domu. Podkreślono jednak, że ważne jest tutaj zachowanie właściwych proporcji pracy zdalnej w stosunku do całego etatu. Wskazano, że optymalnym rozwiązaniem jest zgoda pracodawcy na pracę z domu w wymiarze 60-80% czasu pracy, czyli 3-4 dni w tygodniu. W takiej grupie aż 41% osób angażuje się w pracę. Dla porównania wśród pracowników pracujących zdalnie w 80-100% wymiaru czasu pracy, odsetek osób zaangażowanych wynosi tylko 32%. Porównując zaś pracowników pracujących w 100% w biurze i 100% zdalnie, zaangażowanie jest praktycznie identyczne.  

Jak zatem je budować w czasie, gdy termin powrotu nas wszystkich do biur jest wciąż nieznany?

Podstawą jest komunikacja

Praca z domu oznacza brak bezpośredniego kontaktu z przełożonymi oraz ze współpracownikami. Problemem jest także brak możliwości szybkiego dostępu do wiedzy specjalistycznej oraz brak obecności kolegów, których można zapytać o poradę. By zapewnić sprawną komunikację, należy zadbać o właściwy przepływ informacji i o to, by każda wiadomość dotycząca działań firmy trafiała do wszystkich pracowników w tym samym czasie. Bardzo ważna jest także organizacja spotkań, statusów czy warsztatów, szczególnie tych, które cyklicznie odbywały się w firmie. Przepływ informacji w firmie powinien być zintensyfikowany, szczególnie gdy w natłoku obowiązków zawodowych i domowych, pracownikowi może coś umknąć. Dobrze jest zdywersyfikować kanały komunikacji (mail, sms, chat, Intranet, itp.). Praktycy komunikacji radzą, by w czasie pracy zdalnej język dostosowany był do kontekstu, w jakim znajdują się odbiorcy, czyli warto postawić na mniej formalny język, bardziej czytelny, krótsze wiadomości, więcej grafiki czy video-komunikaty.

Stworzenie odpowiedniej kultury organizacyjnej

Tryb pracy stacjonarnej, pracy zespołowej czy spotkań firmowych daje poczucie, że jest się częścią zespołu, a to z kolei buduje zaangażowanie pracownika. W trybie pracy zdalnej namiastką takich spotkań są wideokonferencje. Ułatwiają je nowoczesne technologie, które wspierają pracodawców i pracowników we wzajemnej komunikacji. Wielu z nich korzysta każdego dnia z chatów, platform społecznościowych i wideokonferencji, nie tylko po to, by wykonać powierzone im zadanie, ale także po to, by móc wzajemnie się zobaczyć i porozmawiać na tematy niezwiązane z pracą. Daje to pracownikom namiastkę codziennych spotkań i stanowi wirtualną przestrzeń, w której mogą spotkać się na kawę oraz pogawędki. Warto zadbać o tą nieformalną stronę spotkań, które przecież w biurze miały miejsce czy to w kuchniach czy na korytarzach. Gdy pracownicy kontaktują się ze sobą jedynie w związku z zadaniami, a brak im przestrzeni i czasu na przyjazną wymianę, to ich zaangażowanie i motywacja szybuje w dół.

Jasny i zrozumiały podział pracy

W trybie pracy zdalnej monitorowanie postępów powierzonych pracownikowi zadań jest utrudnione. Pracodawcy powinni więc wprowadzić jasne zasady pracy i na bieżąco przedstawiać swoje oczekiwania. Pracownik musi wiedzieć, że zasady jakie obowiązują podczas pracy biurowej, obowiązują także podczas pracy zdalnej i bezwzględnie powinni ich przestrzegać. Ważne, by każdy pracownik znał swój cel, oczekiwania pracodawcy, wiedział jaką pracę ma wykonać i z czego zostanie rozliczony. Do podziału zadań w rozproszonym zespole mogą posłużyć różne aplikacje i narzędzia online, z dostępem dla wszystkich członków zespołu. To pozwoli na wymianę informacji i bieżący monitoring.

Wsparcie ze strony przełożonych i feedback

W pracy zdalnej bardzo ważne jest zaufanie do pracowników. Jest to istotna kwestia zarówno dla pracodawcy (który będzie czuł się bardziej komfortowo i spokojnie), jak też dla pracownika (który nie będzie czuł się nadmiernie kontrolowany). Zaufanie musi być poparte jasnymi zasadami ustalonymi przez pracodawcę, przez co buduje się poczucie bezpieczeństwa i przewidywalności w formule pracy zdalnej. Zasady współpracy powinny obejmować najważniejsze aspekty, takie jak godziny pracy oraz czas dostępności pracownika w ciągu dnia, formy komunikacji, spotkania z klientem, praca biurowa, sposób monitorowania aktywności czyli np. informowanie o statusie pracy w kalendarzu elektronicznym lub na czacie dostępnym dla wszystkich członków zespołu, a także kroki i wskaźniki potrzebne do osiągnięcia zamierzonego celu – np. ustalenie regularnych spotkań zespołowych (online lub telefonicznie) czy też wykorzystanie czatu do szybkiej wymiany informacji pomiędzy współpracownikami.

Bardzo ważny jest też regularny i bieżący feedback płynący z dwóch stron. Pracownicy czują się o wiele bardziej zaangażowani jeśli mają możliwość otrzymania informacji zwrotnej od przełożonego czy też współpracowników oraz jeśli mają okazję do uczenia się od siebie nawzajem.

Elastyczne podejście do potrzeb pracownika

Podczas pracy zdalnej niezwykle istotną kwestią jest indywidualne podejście do potrzeb pracownika. By pracownicy czuli się bardziej zmotywowani do pracy, pracodawcy powinni być bardziej elastyczni i dostosować ich czas oraz formę pracy do ich indywidualnych potrzeb. W tym kontekście warto zwiększyć elastyczność godzin pracy tak, aby nie wywierać presji na pracownikach, którzy w ciągu dnia mogą realizować także swoje prywatne zadania, niecierpiące zwłoki. To i tak dzieje się naturalnie, ponieważ zajmując się dziećmi, które uczą się w trybie domowym, praca rozciąga się na cały dzień.

Zaangażowanie pracowników pracujących zdalnie w dużej mierze zależy od pracodawcy. To, czy pracownicy czują wsparcie od przełożonych, a ich pomysły i problemy są wysłuchiwane, w bezpośredni sposób wpływa na ich zaangażowanie. Troska i uważność na potrzeby pracowników wpływa pozytywnie na całą organizację, która przecież jest systemem naczyń połączonych.