Jak zatem skutecznie komunikować w tych czasach?

Przede wszystkim prosto i czytelnie. Bez szumu, żargonu i korpomowy.

Oczywiście pracownicy nigdy nie lubili wypowiedzi nacechowanych korporacyjną nowomową. W swojej książce z 2005 roku „Dlaczego ludzie biznesu mówią jak idioci”, autorzy Brian Fugere, Chelsea Hardaway i Jon Warshawsky napisali, że pracownicy postrzegają żargon, szum i modne słowa jako sztuczne i nieautentyczne. „Ta wymyślona komunikacja jest dokładnym przeciwieństwem naturalnych rozmów, które pracownicy prowadzą wszędzie indziej” – zauważyli autorzy.

Język pełen korporacyjnych frazesów staje się komunikacyjną barierą, szczególnie teraz, gdy zależy nam na dotarciu do pracowników z czytelnym przekazem.

Pracownicy oczekują od swoich organizacji bezpośredniego kontaktu, a jeśli jest on trudny do uzyskania, jasny, ciepły i koleżeński język może być pomocny w budowaniu relacji zwłaszcza w czasach kryzysu. ​​Największą sympatią cieszą się liderzy, którzy mówią jasno i prosto oraz czytelnie określają, co każdy musi zrobić, aby pomóc organizacji przetrwać trudny okres.

Jak to uzyskać?

Pisz do czytelnika czyli… człowieka. Brzmi jak truizm, ale wystarczy prześledzić wiele treści, by stwierdzić, że coś poszło nie tak, np. w treściach dotyczących zmian IT lub wdrożonych rozwiązań, gdzie autorzy pakują tyle technicznych szczegółów, ile komunikat pomieści, tracąc uwagę czytelnika już w pierwszym paragrafie. A chyba wszyscy wolimy krótkie, proste i trafne komunikaty. Zamiast długich opisów procesów, lepiej zainwestować w grafikę.

Pisz do pracownika, który jest pierwszy dzień w pracy. Każda firma ma swój unikalny język, pełen skrótów i typowego dla organizacji nazewnictwa czy żargonu. Ba! Każdy dział czy zespół ma swój unikalny kod. Dobry komunikat to taki, który jest czytelny dla wszystkich, nawet dla osób, które z naszą firmą nie mają wiele wspólnego. Staraj się rozwijać kluczowe kwestie, stosuj wyjaśnienia skrótów i unikaj nazw, które nikomu spoza Twojej firmy nic nie mówią.

Autor to też człowiek. Osobowość komunikacji jest często nazywana „głosem”. A najlepszym sposobem na zaangażowanie odbiorców jest pokazanie autentycznego głosu i ujawnienie swojej osobowości. Jak? Poprzez Pokazanie się czasem z ludzkiej strony, okazanie swojej twarzy, krótkiego bio czy kontaktu zwrotnego.

Rozłóż akcenty, wyostrz temat. Aby uniknąć przytłaczania i zrażania czytelnika do treści, każdy artykuł lub indywidualny element komunikacji do pracowników (e-mail, video-wiadomość, post itp.) powinien skupiać się tylko na jednym do maksymalnie trzech tematów. Oszczędź czas czytelnika, eliminując niepotrzebne słowa i gęste bloki tekstu. Dostarczaj szybko, oszczędnie i wygodnie praktyczne informacje oraz wizualizacje, które pomagają pracownikom przyswoić treść i są łatwe do przejrzenia.

Obraz jest wart 1000 słów. Nie bez przyczyny na popularności zyskują infografiki czy sketchnotki. Czasem długi, wieloakapitowy artykuł można zawrzeć na jednej stronie rysunku z odpowiednimi komentarzami, trudne treści można też przedstawić za pomocą „whiteboard video”. Pracownicy z pewnością docenią taką formę.

Różnicuj kanały komunikacji. Nie dopuść do nudy w komunikacji, to bardzo zniechęca czytelników, gdy ogranicza się komunikację jedynie do listów, maili lub wiadomości w Intranecie. Zaskocz swoich odbiorców! Sięgnij po video, wspomniane wyżej graficzne komunikaty, zaproś ich na webinar z kolorową prezentacją, albo…

Zaangażuj czytelników. Komunikacja co do zasady nie jest jednostronna. Nie możemy liczyć jedynie na bierne czytanie i przyswajanie informacji przez naszych pracowników. Aby pracownicy byli ciekawi i otwarci na komunikaty stosuj quizy, gry, zabawy, sprawdzaj ich wiedzę za pomocą firmowych teleturniejów, które możesz zrobić łatwo choćby za pomocą aplikacji Kahoot.com

Empatia i autentyczność. Bez względu na to jaki kanał komunikacj wybierzesz i o czym komunikujesz, zadbaj o to, by w Twoich treściach znalazły się emocje. To czyni nas ludźmi i właśnie to otwiera nas na siebie. Nazwij emocje swoje lub czytelników, okaż zrozumienie dla ich tęsknoty, obaw, radości z osiągnięć, zmęczenia itp. To doskonały sposób, by budować bliskie relacje z innymi, nawet na odległość.