Techniki planowania i organizacji dnia pracy

Aby nasz dzień w pracy był efektywny, rozpocznijmy go od przygotowania listy zadań. Kluczem do sukcesu jest rozsądne rozłożenie obowiązków oraz określenie, które z nich są najważniejsze. Oto kilka sprawdzonych technik planowania:

• Pomodoro to popularna technika zarządzania czasem, której celem jest poprawa efektywności pracy oraz koncentracji. Jej nazwa pochodzi od włoskiego słowa „pomodoro”, co nawiązuje do kuchennego minutnika w kształcie pomidora, którego twórca techniki, Francesco Cirillo, używał do mierzenia czasu.

• Jak działa technika Pomodoro?
  • wybierzmy zadanie – zdecydujmy, nad czym chcemy pracować;
  • ustawmy minutnik na 25 minut – ten okres koncentracji nazywany jest jednym „pomodoro”;
  • pracujmy nad zadaniem przez 25 minut – skupmy się całkowicie na zadaniu, unikając wszelkich rozproszeń;
  • zróbmy 5-minutową przerwę – po upływie 25 minut zróbmy krótką przerwę, aby odpocząć;
  • powtórzmy proces – po czterech pełnych cyklach „pomodoro” (czyli około 2 godzinach pracy) zróbmy dłuższą przerwę – zwykle 15-30 minut.

• Korzyści z techniki Pomodoro:
  • lepsza koncentracja – krótkie bloki czasowe pomagają nam utrzymać skupienie i unikać prokrastynacji;
  • redukcja stresu – podział zadań na mniejsze części sprawia, że mniej nas przytłaczają;
  • świadomość czasu – lepsze zrozumienie, ile faktycznie czasu potrzebujemy na wykonanie określonych zadań.

• Macierz Eisenhowera – podział według dwóch kryteriów: ważności i pilności. Na ich podstawie dzielimy zadania na cztery kategorie:
  • ważne i pilne – wymagają naszej natychmiastowej uwagi, są często  związane z kryzysami lub pilnymi terminami. Powinniśmy je wykonać w pierwszej kolejności, ponieważ mają duże znaczenie i czas na ich realizację jest zazwyczaj ograniczony. Przykład: rozwiązanie kryzysu wizerunkowego.
  • ważne, ale niepilne – są kluczowe dla strategicznych celów, przyczyniają się do rozwoju, ale nie wymagają naszej natychmiastowej uwagi. Ważne jest, abyśmy nie odkładali ich na później, ponieważ mogą przekształcić się w pilne, jeśli je zaniedbamy. Przykład: długoterminowe projekty.
  • pilne, ale nieważne – są pilne, ale nie mają kluczowego znaczenia dla osiągnięcia głównych celów i często nas rozpraszają. Powinniśmy zrealizować je szybko, a jako menadżerowie możemy oddelegować je naszym pracownikom. Często są to zadania związane z codzienną rutyną lub nieoczekiwanymi prośbami. Przykład: odpowiadanie na mało istotne e-maile.
  • nieważne i niepilne – nie mają znaczenia i pilności, nie przynoszą żadnej realnej wartości. Powinniśmy je eliminować, ponieważ pochłaniają nasz czas, nie przynosząc korzyści. Przykład: długie rozmowy telefoniczne z klientami/wykonawcami na tematy prywatne, przeglądanie social mediów.

Dzięki temu podziałowi możemy skupić się na tym, co naprawdę ma znaczenie, i nie marnujemy swojego czasu.

• Blokowanie czasu – w tej metodzie rezerwujemy konkretne przedziały czasowe na poszczególne zadania. Dzięki temu mamy pewność, że poświęcamy odpowiednio dużo uwagi kluczowym projektom i unikamy nadmiernego rozproszenia. Pamiętajmy, że możemy korzystać
  z odosobnionych salek do pracy, która wymaga szczególnego skupienia.
• Unikajmy nadmiaru spotkań – które często zajmują nam większość dnia. Starajmy się ograniczać liczbę niepotrzebnych spotkań lub sugerować krótsze formy spotkań, np. 20-minutowe zamiast godzinnych.
• Planujmy zadania zgodnie z naszym poziomem naszej energii – czasami nasza energia jest wyższa rano, a czasami po południu. Warto planować najtrudniejsze zadania na czas największej produktywności.
• Zasada 2 minut – w pracy często spotykamy się z drobnymi zadaniami, które łatwo ignorujemy, ale ich narastająca liczba może nas przytłoczyć. Jeśli możemy wykonać zadanie w mniej niż 2 minuty, wykonajmy je natychmiast. To pozwoli nam szybko poradzić sobie z drobnymi sprawami, które niepotrzebnie znajdują się na naszej liście zadań.

Zarządzanie czasem nie polega tylko na maksymalizacji godzin pracy, ale także na umiejętności zarządzania swoją energią:

• Nie zapominajmy o regularnych przerwach, które są kluczowe: pomagają nam utrzymać produktywność przez cały dzień i odświeżają umysł.
• Wykorzystujmy techniki relaksacyjne – kilka minut na medytację, oddech lub krótki spacer może znacząco poprawić koncentrację i poziom energii.

Jak radzić sobie z prokrastynacją?

Prokrastynacja to jedno z największych wyzwań, które napotykamy, próbując efektywnie zarządzać czasem. Nawet najlepszy plan może nie wystarczyć, jeśli odkładamy zadania na później. Oto kilka sposobów, jak możemy z nią walczyć:

• Zacznijmy od małych kroków – zamiast patrzeć na zadanie jako całość, podzielmy je na mniejsze etapy. Wykonanie pierwszego kroku często działa na nas motywująco i daje nam poczucie postępu.
• Metoda „Eat that frog” (tłum. „Zjedz tę żabę”) – to zasada, która polega na rozpoczynaniu dnia
  w pracy od wykonania najtrudniejszego, najmniej przyjemnego dla nas zadania. Gdy uporamy się
  z „żabą”, reszta dnia będzie już znacznie łatwiejsza, a my poczujemy satysfakcję, że najgorsze mamy za sobą.
• Eliminacja rozpraszaczy – telefon, media społecznościowe czy nieustannie otwarta skrzynka mailowa to pułapki, które mogą łatwo nas rozproszyć. Warto zminimalizować te czynniki, blokując dostęp do niepotrzebnych stron na czas intensywnej pracy i wyłączając powiadomienia.
• Wyznaczanie realnych terminów – jeśli termin realizacji zadania jest odległy, istnieje ryzyko, że zaczniemy odkładać je na później. Warto więc wyznaczać sobie krótsze, wewnętrzne terminy, które pomogą nam utrzymać tempo i skutecznie dążyć do celu.
• Znajdowanie motywacji – warto zastanowić się, co nas motywuje do działania. Możemy się nagradzać za wykonanie trudnego zadania. Odkrycie, co nas napędza, może skutecznie pomóc
  w walce z prokrastynacją.

Efektywne zarządzanie czasem w korporacji wymaga od nas odpowiedniego planowania oraz zmierzenia się z własnymi nawykami. Kluczem do sukcesu jest jednak regularność i systematyczność – tylko wtedy osiągniemy realne rezultaty i zwiększymy naszą produktywność w codziennych obowiązkach.