Przestrzeganie zasad porządku

Biuro powinno być miejscem, w którym wszyscy czujemy się komfortowo. Naszym głównym zadaniem jest utrzymywanie czystości we wspólnej przestrzeni. Wiąże się to ze sprzątaniem po sobie w kuchniach i przestrzeniach do spożywania posiłków, odkładaniem kubków, talerzy i sztućców do zmywarki lub zlewu, segregowaniem śmieci czy porządkowaniem biurka po skończonej pracy. Przecież nikt z nas nie lubi pracować w bałaganie, który może wpływać na nasze samopoczucie i efektywność pracy.

Sztuka pracy w open space

Pracując w biurze open space, unikajmy zachowań, które mogą przeszkadzać innym współpracownikom:

• Rozmowy telefoniczne: głośne rozmowy telefoniczne, zarówno prywatne, jak i zawodowe, mogą zakłócać koncentrację innych. Dlatego korzystajmy z budek telefonicznych lub pomieszczeń do spotkań – zwłaszcza podczas długich i wymagających pełnej koncentracji rozmów. Jeśli jednak odbierzemy telefon przy biurku, rozmawiajmy w sposób jak najmniej uciążliwy dla innych: mówmy ciszej, unikajmy podnoszenia głosu, starajmy się możliwie jak najszybciej zakończyć rozmowę, aby nie przeciągać jej bez potrzeby i nie zakłócać pracy innych. Czasem odebranie telefonu przy biurku jest konieczne, abyśmy mogli na bieżąco wprowadzać zmiany w pliku na komputerze, starajmy się wówczas tę rozmowę przeprowadzić w szacunku dla innych współpracowników. Co więcej, co jakiś czas każdy z nas jest zmuszony odebrać telefon prywatny. Warto być dla siebie wyrozumiałym.  
• Rozmowy prywatne: starajmy się unikać głośnych rozmów na prywatne tematy, które mogą przeszkadzać innym. Razem ze swoim rozmówcą możemy rozważyć przeniesienie rozmowy do innych pomieszczeń w firmie, zapewniających prywatność.
• Spotkania online: gdy bierzemy udział w spotkaniu online, korzystajmy z dostępnych salek, aby nie zakłócać pracy innych osób w biurze. Dotyczy to nie tylko kwestii rozproszenia uwagi, ale też tematów omawianych w wąskim gronie, które nie dotyczą innych.

Choć przestrzeń open space może sprzyjać wymianie informacji
i współpracy, to jednak zachowanie ciszy i szacunku dla prywatności współpracowników jest ważne, abyśmy utrzymali harmonijną atmosferę w biurze.

Szacunek dla prywatności

Szacunek dla prywatności współpracowników jest podstawą dobrych relacji w biurze. Unikajmy wchodzenia w czyjąś przestrzeń roboczą bez zaproszenia oraz szanujmy prywatne rzeczy znajdujące się na biurku. Pamiętajmy, że każdy z nas, w związku
z pracą, jaką wykonuje, jest odpowiedzialny za różne informacje – mogą to być dane wrażliwe lub dotyczące ważnych projektów. Najpierw zapytajmy, zanim podejdziemy do czyjegoś stanowiska pracy.

Jedzenie posiłków

Czym jest mizofonia? To negatywna reakcja na dźwięki, które dla innych mogą być zupełnie obojętne. Osoby cierpiące na tę przypadłość doświadczają silnych emocji, takich jak frustracja, złość czy lęk, w reakcji na powtarzające się odgłosy, takie jak chrupanie czy mlaskanie.

Wyobraźmy sobie, że praca przy biurku dla takiej osoby staje się prawdziwą udręką, gdy  współpracownicy obok jedzą chrupiące
i mokre posiłki. Każde chrupnięcie i siorbnięcie potęguje stres
i obniża koncentrację. Niestety, często nie zdajemy sobie sprawy
z tego, że takie dźwięki mogą negatywnie wpływać na innych,
co sprawia, że osoby z mizofonią często czują się osamotnione
w swoim doświadczeniu.

Wielu z nas przyzwyczaiło się do jedzenia przy biurku, szczególnie gdy tempo pracy jest szybkie. Choć może to być wygodne, zastanówmy się, czy jest to najlepsze rozwiązanie dla nas wszystkich.

• Możemy jeść przy biurku drobne przekąski (np. baton, banan)
  i jedzenie, którym nie pobrudzimy biurka, nie zakruszymy klawiatury itp.  
• Nie ma nic złego w spożywaniu przy biurku napojów.
• Ciepłe i mokre posiłki warto jednak przenieść do kuchni, kantyn lub aneksów kuchennych.
• Zachowujmy czystość: jeśli jemy coś przy biurku, dbajmy
  o porządek. Pozostawiajmy swoje miejsce pracy czyste
  i sprzątajmy resztki jedzenia.
• Jeśli jedzenie ma intensywny zapach, lepiej zrezygnować ze spożywania go na otwartej przestrzeni. Niektóre potrawy mogą być bardzo aromatyczne, np. zupy instant lub ryby, co może być uciążliwe dla pozostałych współpracowników.
• Pamiętajmy też o pozostawieniu biurka czystym; szczególnie pamiętajmy o sprzątnięciu brudnych naczyń – kubków po kawie czy herbacie, szklanek po wodzie, itd.
• Nie mówimy „smacznego” swoimi współpracownikom, gdy jedzą. Może to ich stawiać w niekomfortowej sytuacji, zwłaszcza gdy mają pełne usta i czują się zobowiązani do odpowiedzi.
  Co więcej, jedynie autor dania, np. szef kuchni, może życzyć „smacznego”. Zamiast tego po prostu się uśmiechnijmy.

Spotkania

• Wchodząc do sali konferencyjnej, nie zajmujmy miejsca przypadkowo. Zwykle osoby, które prowadzą spotkanie, zajmują miejsce pośrodku, naprzeciwko wejścia, aby dobrze widzieć całą grupę.
• Pamiętajmy, by nie zajmować miejsc zbyt daleko od osoby prowadzącej, gdy bliżej są wolne miejsca – może to być postrzegane jako brak zainteresowania.
• Przychodźmy punktualnie na spotkanie. Pojawiając się na czas, dajemy sygnał, że szanujemy czas innych i jesteśmy zaangażowani. Warto przyjść kilka minut wcześniej, by zająć miejsce, rozłożyć notatki i przygotować się na spotkanie.
• Wyłączamy telefon lub ustawiamy tryb cichy. Unikajmy korzystania z telefonu podczas spotkania, chyba że jest to konieczne dla jego przebiegu.
• Przerywanie innym jest również w złym tonie. Cierpliwie czekajmy na swoją kolej, aby zabrać głos.
• Po zakończeniu spotkania upewnijmy się, że pozostawiamy miejsce w takim stanie, w jakim je zastaliśmy. Zabieramy swoje notatki, kubki i inne przedmioty osobiste.

Obyczaje: kto, komu i jak

• Jeśli wdrażamy nowego pracownika, to przedstawiamy go reszcie zespołu. Pamiętajmy, że podajemy imię i nazwisko danej osoby oraz krótko opisujemy jej rolę. Dopiero potem przedstawiamy zespół nowemu członkowi.
• Podczas spotkania najpierw przedstawia się osoby starsze rangą, a następnie młodsze. Witamy się mocnym, ale nieprzesadnym uściskiem dłoni, patrząc rozmówcy w oczy.
• Gdy nowy pracownik sam wchodzi do biura, to my – jako pracownicy z dłuższym stażem –przedstawiamy się mu.
  Jeśli jesteśmy w towarzystwie swojego przełożonego, to przedstawiamy go w pierwszej kolejności, aby wyrazić nasz szacunek.
• Pamiętajmy także o zasadach savoir-vivre, gdy wchodzimy
  i wychodzimy z pomieszczeń biurowych. Jeśli pracujemy na niższym stanowisku, to ustępujemy miejsca i przepuszczamy osobę wyżej postawioną w hierarchii. W innych sytuacjach zwracajmy uwagę, aby przytrzymać drzwi osobie idącej za nami. Gdy wchodzimy do biura, to przepuszczamy osobę, która
  z niego wychodzi.
• Podczas schodzenia po schodach, jako osoby na niższym stanowisku, przepuszczamy swojego przełożonego, aby szedł pierwszy. Pamiętajmy o tym, by nie wyprzedzać innych, co może być odebrane jako brak szacunku. Zasadniczo, schodząc po schodach, ustępujemy osobom, które wchodzą na piętro.
• Inaczej sytuacja ma się w windzie: w windzie wchodzimy
  i wychodzimy po kolei, niezależni od stanowiska i płci.
  Kto najbliżej drzwi ten wchodzi i wychodzi.
• Jeśli czekamy na kogoś w sali spotkań, a nasz rozmówca dołącza, w dobrym tonie jest go powitać na stojąco. Czyli wstajemy. Niezależni od tego, czy podajemy dłoń, czy nie, wstanie jest wyrazem szacunku. Siadamy równo z osobą, która dołącza na spotkanie.
• Mowa ciała ma również znaczenie: gesty takie jak skrzyżowane ramiona, patrzenie w telefon czy mimika mogą wysyłać negatywne sygnały. Zamiast tego stosuj otwartą postawę, pokazując zainteresowanie.
• Jeśli spotkanie odbywa się w restauracji, pozwól gospodarzowi (osobie zapraszającej) wybrać stolik i złożyć zamówienie jako pierwszemu. Nie zamawiaj najdroższych pozycji z menu
  i pamiętaj, aby nie rozpoczynać jedzenia, dopóki wszyscy nie mają swoich dań.
• Wymieniając wizytówki, zawsze wręczaj je prawą ręką
  (w niektórych kulturach, jak w Japonii, oburącz). Staraj się nie chować otrzymanej wizytówki od razu, lecz poświęć chwilę na jej przeczytanie.
• Podczas rozmów nie skupiaj się tylko na interesach – zadawaj pytania, które pokazują, że jesteś zainteresowany osobą, z którą rozmawiasz. Unikaj tematów politycznych, religijnych
  i kontrowersyjnych. Skoncentruj się na neutralnych tematach, takich jak praca, branża, podróże, pasje, rodzina czy aktualne wydarzenia biznesowe.

Komunikacja z innymi

Komunikacja w pracy jest kluczowa dla utrzymania dobrych relacji między nami. Czasami jednak konieczne jest zwrócenie uwagi swoim współpracownikom na pewne kwestie. Oto kilka zasad, jak możemy zrobić to w sposób uprzejmy i konstruktywny:

• Bądźmy delikatni: gdy musimy zwrócić uwagę komuś, starajmy się robić to w sposób delikatny i konstruktywny. Skupmy się na problemie, a nie na osobie.
  
  Na przykład: zamiast mówić „Zawsze zostawiasz bałagan na biurku”, lepiej powiedzmy „Zauważyłem, że często pozostawiasz rzeczy na biurku. Zadbajmy o naszą wspólną przestrzeń”. Zamiast „Twój lunch brzydko pachnie!”, powiedzmy „Hej, może pójdziemy razem do kuchni i tam razem zjemy?
  Nie przeszkadzajmy innym” lub „O, co dodałeś do tej potrawy? Ale aromatycznie pachnie! Troszkę mi przeszkadza ten zapach. Możesz, proszę, zjeść w kuchni?”
  
  Używajmy „ja” zamiast „ty”: formułowanie uwag w sposób, który wyraża nasze uczucia i potrzeby, jest mniej konfrontacyjne.
  Na przykład: „Czuję się rozproszony, gdy widzę resztki jedzenia na biurku. Czy moglibyśmy znaleźć rozwiązanie, które pozwoli utrzymać nasze wspólne miejsce pracy w czystości?”
  
  

• Zwrócenie uwagi może być dla kogoś trudne do przyjęcia, zadbajmy o dyskrecję. Szepnijmy lub poprośmy kogoś o chwilę na osobności, by móc podzielić się swoimi spostrzeżeniami
  i oczekiwaniami.

• Oferujmy rozwiązania: zamiast tylko wskazywać problem, zaproponujmy rozwiązanie.

Jak reagować na uwagi i prośby

Kiedy ktoś zwróci nam uwagę, ważne jest, aby reagować w sposób konstruktywny i otwarty.

• Jeśli ktoś zwraca nam uwagę, starajmy się nie odbierać tego osobiście. Skupmy się na treści komunikatu i na tym, jak możemy poprawić swoje działania.
• Okazujmy otwartość na konstruktywne uwagi. Możemy powiedzieć: „Dziękuję, że mi to mówisz. Zastanowię się, jak mogę poprawić swoje zachowanie.”
• Komunikujmy swoje wątpliwości: jeśli nie rozumiemy uwagi, poprośmy o wyjaśnienie. Możemy zapytać: „Czy możesz dokładniej wyjaśnić, co masz na myśli? Chciałbym lepiej zrozumieć, jak mogę poprawić sytuację.”

Dbając o zasady etykiety i odpowiednią komunikację oraz otwartość na uwagi, możemy stworzyć bardziej przyjazne
i efektywne środowisko pracy. Pamiętajmy, że kulturalne relacje
w pracy przyczyniają się do lepszej atmosfery i zwiększenia naszej satysfakcji z pracy.