Dlaczego feedback jest dla nas ważny?
Feedback jest istotnym elementem naszego rozwoju osobistego
i zawodowego, ponieważ pomaga nam zidentyfikować nasze mocne strony oraz obszary wymagające poprawy. Co więcej, konstruktywna informacja zwrotna pozwala nam spojrzeć na naszą pracę z innej perspektywy, więc możemy ją nieustannie udoskonalać.
W zespołach, gdzie feedback jest normą, panuje większe zaufanie, a współpraca jest efektywniejsza. Takie zespoły potrafią szybciej reagować na zmiany, korygować błędy i wypracowywać najlepsze rozwiązania. Jeśli chcemy zbudować zaangażowane i skuteczne zespoły, musimy nauczyć się, jak dawać i przyjmować informację zwrotną.
Jak udzielać konstruktywnego feedbacku?
Gdy udzielamy feedbacku, naszym celem powinno być wspieranie drugiej osoby w rozwoju, a nie krytykowanie jej. Oto kilka zasad, którymi powinniśmy się kierować:
Bądźmy konkretni i mówmy jasno
Unikajmy ogólników. Zamiast mówić: „Jesteś ostatnio nieefektywny”, wskazujemy konkretne przykłady i sytuacje, np. „Zauważyłem, że ostatnio nie dotrzymujesz terminów”. Wskazując na konkretne fakty, dajemy rozmówcy szansę na zrozumienie,
co powinien poprawić.
Koncentrujmy się na zachowaniach, a nie na osobie
Zamiast atakować osobę, zwracajmy uwagę na konkretne zachowania. Mówmy o tym, co dana osoba zrobiła, a nie o jej cechach charakteru. Na przykład zamiast „Jesteś mało energiczny”, powiedzmy „Zauważyliśmy, że ostatnio unikasz zadań o wysokim priorytecie”.
Zachowujmy balansu
Nie skupiajmy się wyłącznie na negatywach. Przedstawiajmy feedback w sposób zbalansowany, łącząc pozytywne aspekty
z obszarami do poprawy. Zaczynajmy od pochwały, następnie przechodzimy do konstruktywnej krytyki, a kończymy kolejną pozytywną uwagą. To tzw. kanapka feedbacku.
Proponujmy rozwiązania
Udzielając feedbacku, oferujmy konkretne propozycje, jak można poprawić daną sytuację. Zamiast mówić tylko o tym, co poszło nie tak, zaproponujmy, jak można by zrobić to inaczej. A najlepiej jeśli o takie rozwiązanie zapytamy osobę, której udzielamy feedbacku. Wtedy wydobywamy z niej inne rozwiązania i kierujemy na te właściwe. Następnie możemy dać odbiorcy jasne wskazówki,
które pomogą mu w przyszłości.
Wybierzmy dobry moment
Powinniśmy udzielać feedbacku w odpowiednim czasie. Zbyt późna informacja zwrotna traci na wartości. Starajmy się udzielać jej możliwie szybko po zaistniałej sytuacji, ale najpierw upewnijmy się, że druga osoba jest w stanie ją przyjąć. Niekiedy lepiej odczekajmy chwilę, aż emocje opadną.
Liczy się też miejsce. Feedbacku najlepiej udzielać w rozmowie bezpośredniej, open space nie jest do tego najlepszym miejscem.
Jak przyjmować konstruktywny feedback?
Przyjmowanie feedbacku może być wyzwaniem, zwłaszcza jeśli jest on krytyczny. Naszym zadaniem jest nauczenie się, jak go interpretować i wykorzystywać do własnego rozwoju. Oto kilka wskazówek, które mogą nam w tym pomóc:
Otwarty umysł
Zamiast defensywnie reagować na krytykę, spróbujmy podejść do niej z otwartością. Feedback jest okazją do nauki. Nawet jeśli nie zgadzamy się z każdą uwagą, warto przyjąć ją jako perspektywę, która może otworzyć nas na nowe możliwości.
Pytajmy
Jeśli coś w feedbacku nie jest dla nas jasne, nie bójmy się pytać. Możemy dopytać o konkretne przykłady, które pomogą nam lepiej zrozumieć, co powinniśmy zmienić. Pytania również pokazują, że zależy nam na zrozumieniu i wprowadzeniu zmian.
Kontrolujmy emocje
Naturalną reakcją na krytykę może być frustracja, smutek czy złość, ale starajmy się nad tymi emocjami panować. Jeśli czujemy, że feedback nas zaskoczył, znajdźmy czas na zebranie myśli, zanim zareagujemy. Spokojna rozmowa przynosi lepsze efekty niż działanie pod wpływem emocji.
Doceniajmy
Niezależnie od tego, czy feedback jest pozytywny, czy negatywny, warto za niego podziękować. Ktoś poświęcił swój czas, aby pomóc nam się rozwijać. Przyjmując informację zwrotną z wdzięcznością, budujemy kulturę, w której feedback staje się czymś naturalnym.
Samorefleksja
Po otrzymaniu feedbacku poświęćmy chwilę na refleksję. Zastanówmy się, co z niego możemy wyciągnąć i jakie działania podjąć, aby wprowadzić zmiany. Samo przyjęcie feedbacku to dopiero początek – prawdziwy rozwój zaczyna się w momencie, gdy zaczynamy nad sobą pracować.
Niekonstruktywny feedback
A co jeśli otrzymaliśmy niekonstruktywny feedback? Jeśli zamiast wskazówek i oceny otrzymujemy ataki i krytykę?
Warto skorzystać z metody OKO, czyli obserwacja-konsekwencje-oczekiwania. Oto przykład:
- Obserwacja: widzę, że nie podobało Ci się, jak wykonałam to zadanie i dlatego na mnie podniosłeś głos.
- Konsekwencje: jednak jeśli krzyczysz i oceniasz mnie, a nie konkretne elementy mojej pracy, czuję się atakowana i dalej nie wiem, jak mogę lepiej je wykonać.
- Oczekiwania: może usiądziemy razem w sali i przejdziemy wspólnie przez to zadanie. Chętnie wysłucham, jak zrobić je inaczej i jak mogę to poprawić.
Taka odpowiedź rozbroi każde emocje i doprowadzi do konstruktywnej rozmowy, pomoże tez zadbać nam o nasze granice.
Dlaczego warto budować kulturę feedbacku?
Kultura feedbacku jest czymś więcej niż umiejętnością dawania
i przyjmowania informacji zwrotnych. To także tworzenie atmosfery zaufania, w której każdy czuje się bezpieczny i gotowy do otwartej komunikacji. W zespołach, w których feedback jest standardem, ludzie są bardziej zaangażowani, a relacje międzyludzkie opierają się na szczerości i wsparciu.
Aby kultura feedbacku stała się rzeczywistością, musimy dawać dobry przykład. Udzielajmy regularnie konstruktywnej informacji zwrotnej i sami również prośmy o feedback. Pokazujmy, że cenimy otwartą komunikację i że chcemy się rozwijać.